تشير دراسة إلى أن المهام الإدارية التي يمكن التعامل معها بواسطة أدوات الذكاء الاصطناعي تكلف الشركات الأمريكية أكثر من 818 مليار دولار سنويًا من وقت الموظفين الضائع.
وجدت الأبحاث التي أجريت على 3000 موظف أمريكي في المكاتب أن المسؤولين عن المهام الإدارية – من كتابة رسائل البريد الإلكتروني، وتدوين الملاحظات، وإعداد التقارير – يقدرون أنهم يهدرون ما يزيد عن خمس ساعات ونصف في الأسبوع في المتوسط لاستكمال العمل الروتيني يدويًا.
واستنادًا إلى متوسط راتب العاملين في المكاتب الذين شملهم الاستطلاع والذي يبلغ 115.779 دولارًا، فإن هذا يعادل خسارة 3 مليارات دولار في كل يوم عمل.
وكشف البحث أن صياغة رسائل البريد الإلكتروني هي أكبر استنزاف للوقت، حسبما ذكر 34% من العاملين.
وتلا ذلك قراءة رسائل البريد الإلكتروني (31 بالمائة)، وتحديث البيانات في جداول البيانات (19 بالمائة)، وإعداد التقارير (14 بالمائة).
وأضاف آخرون معلومات البحث عبر الإنترنت (17 بالمائة)، وكان تحليل البيانات (17 بالمائة) يستغرق وقتًا طويلاً بشكل خاص.
ونتيجة لذلك، يشعر 46% بالإرهاق من حجم الإدارة المطلوبة في دورهم، مع اعتراف 50% بأن ذلك جعلهم يفكرون في ترك وظائفهم.
على الرغم من التوافر المتزايد للأتمتة، فإن 43% يحصلون على بعض المساعدة من أدوات الذكاء الاصطناعي ولكن يمكنهم القيام بالمزيد، في حين أن 33% نادراً ما يستخدمون أي أدوات لدعم دورهم أو لا يستخدمونها على الإطلاق.
تم إجراء البحث بواسطة Fyxer كجزء من مؤشر العبء الإداري (http://www.fyxer.com/admin-burden-index)، والذي يستكشف تكلفة الإنتاجية للمهام الروتينية وكيف يمكن لهذا الاستنزاف الخفي أن يعيق نمو الأعمال.
قال ريتش هولينجسورث، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لمساعد البريد الإلكتروني: “لقد دمج المسؤول نفسه بهدوء في العمل الحديث.
“10 دقائق إضافية هنا، وساعة هناك، موزعة على مئات أو آلاف الموظفين، تتفاقم بسرعة إلى تكاليف باهظة.
“يشعر العمال بالعائق، ولكن من دون أي طريقة لحل هذه المشكلة، قامت الشركات بتطبيعها باعتبارها مجرد “جزء من الوظيفة”.
“الذكاء الاصطناعي جاهز وقادر على رفع هذا العبء، والعاملون حريصون على قبول المساعدة. لكنهم لا يرون أن الأدوات التي تُمنح لهم ترقى فعليًا إلى مستوى التحدي.”
وتبين أيضًا أن 37% ممن يشعرون بالإرهاق من الإدارة اليومية يقولون إن الأمر يستغرق وقتًا بعيدًا عن مسؤولياتهم الرئيسية.
ويجدها واحد من كل ثلاثة أشخاص متكررة ومملة، وبالنسبة لـ 31%، تتراكم الوظائف بشكل أسرع مما يمكنهم القيام بها.
بالإضافة إلى ذلك، شهد 55 بالمائة زيادة في عبء العمل على مدار الـ 12 شهرًا الماضية، ومن بين هؤلاء، يقدرون أن 30 بالمائة من هذه الزيادة مرتبطة بالمسؤول.
ونتيجة لذلك، أفاد 59% أنهم عملوا لفترة أطول من ساعات العمل المتعاقد عليها مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، مع قيام 11% بذلك كل يوم.
وفي المتوسط، يعتقدون أنهم يعملون لمدة ساعة إضافية تقريبًا.
واستكشف البحث الذي أجرته OnePoll أيضًا حجم البريد الإلكتروني، وكشف أن الموظفين يتلقون ما معدله 48 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ويرسلون 36 رسالة في المقابل.
تكشف البيانات الإضافية من منصة Fyxer أيضًا أن 40 بالمائة من نشاط البريد الإلكتروني يحدث خارج ساعات العمل.
تستغرق كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحدها ما يقرب من ساعتين من متوسط يوم العمل.
وأضاف ريتش: “قد يبدو المشرف الوضيع والمتكرر أمرًا منخفض المخاطر، ولكنه مصدر رئيسي للضغط حتى بالنسبة للمواهب الأعلى أجرًا والأكثر رتبة.
“إثقال العمال بمهام لا تضيف قيمة تذكر يقتل التركيز والروح المعنوية والإيرادات.
“يجسد البريد الإلكتروني ذلك بالنسبة للكثيرين: من المتوقع منهم قبول ساعات في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم لأن هذا هو الوضع الراهن، بينما يتدافعون للقيام بعملهم الحقيقي والهادف في الوقت المتبقي لهم.”
أهم 10 مهام إدارية تضيع معظم الوقت:
- الكتابة أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني
- قراءة رسائل البريد الإلكتروني
- البحث عن المعلومات على الانترنت
- تنظيم الملفات/المستندات
- تحليل أو تلخيص البيانات
- إعداد التقارير
- إدخال البيانات أو تحديثها في جداول البيانات أو الأنظمة
- إدارة قوائم المهام أو تذكيرات المهام
- جدولة الاجتماعات أو إدارة اليوميات
- تتبع تقدم المشروع أو المواعيد النهائية
