افتح ملخص المحرر مجانًا
رولا خلف، محررة الفايننشال تايمز، تختار قصصها المفضلة في هذه النشرة الأسبوعية.
اكتشفت في الأسبوع الماضي أن شيئًا لم أكن أعلم بوجوده مطلقًا قد تم بالفعل اعتباره عبثًا ميؤوسًا منه.
إن إنهاء رسالة بريد إلكتروني من خلال التباهي بكتاب “تقرأه حاليًا” يتجه نحو الأسفل بنفس سرعة ممارسة التمارين الرياضية، الأوقات الأحد أعلنت مجلة ستايل.
لقد وجدت هذا الخبر محيرا. “من يضع شيئًا كهذا في نهاية رسالة البريد الإلكتروني؟” سألت أي شخص على مرمى السمع في المكتب.
وجاء الرد من الكثير من الناس. كان هذا صحيحًا، كما أكد ذلك البحث في صندوق الوارد الخاص بي.
اتضح أن الناس كانوا يخبرونني منذ زمن طويل أنهم كانوا يقرؤون كتبًا عن التكلفة الخفية للتوتر، والإجهاض في المنزل، وما يسمى “القدر المتزامن” من تأليف معلم المساعدة الذاتية ديباك شوبرا.
لم يكونوا جميعًا يحاولون التباهي. وقد عمل البعض لدى ناشري الكتب، حيث يتم تشجيع مثل هذه التوقيعات. وعمل آخرون لدى مدربي الأداء، الذين بلا شك يدفعون موظفيهم إلى كتابة مثل هذه الأشياء.
لكن أحدهم كان مدربًا فعليًا للأداء، وأنهت بريدها الإلكتروني بأخبار عن شيء آخر مرة أخرى: “تركيزها الحالي على الرفاهية”، وهو المشي في الطبيعة ثلاث مرات في الأسبوع.
أجد هذا النوع من السلوك عديم الفائدة أكثر من كونه مزعجًا. حقيقة أنني لم ألاحظ ما كان يقرأه أي شخص حاليًا، أو يركز عليه، حتى بحثت عنه، تشير إلى أن هذه التنبيهات أقل فائدة مما يتخيله المرسلون.
أجدها أيضًا أقل إزعاجًا من عمليات تسجيل الخروج التي تعلن عن OBE للمرسل أو استخدام تطبيق يتتبع مقدار الدورة.
لكن كل هذا يؤكد المدى الذي وصلت إليه عملية تسجيل الخروج المتواضعة عبر البريد الإلكتروني منذ الأيام الأولى للبريد الإلكتروني في المكتب، عندما كانت لا تزيد عن مجرد “أطيب التمنيات” متبوعة بالاسم والمسمى الوظيفي. ليس من الواضح تمامًا متى تحول التوقيع إلى أداة أخرى في ترسانة الترويج الذاتي المنتشرة في الكثير من حياة الشركات الحديثة، لكنني لا أرى أنها تتلاشى في أي وقت قريب.
وينطبق الشيء نفسه على تطور أكثر واقعية والذي يعد في حد ذاته تعليقًا معبرًا عن حالة البريد الإلكتروني في المكتب: العدد المتزايد من الأشخاص الذين يلجأون إلى تسجيل الخروج الذي يخبر مرسلي البريد الإلكتروني بأدب ألا يتوقعوا الرد.
أحد الرجال الذين أعرفهم والذي يعمل في شبكة دولية مترامية الأطراف حيث يشكل قصف البريد الإلكتروني تهديدًا مستمرًا، لديه توقيع يقول: “أتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ولا أستطيع الرد عليها جميعًا. يرجى الاتصال إذا كان الأمر عاجلا.”
فهو يضع الرسالة بين قوسين، وهو ما يخفف من حدة الضربة، كما تفعل صحفية أعرفها تستخدم توقيعاً مماثلاً لإدارة طوفان رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها التي تتلقاها من جميع أنحاء العالم يومياً.
يذهب البعض إلى أبعد من ذلك باستخدام شيء غالبًا ما أفكر في إعداده بنفسي: رسالة دائمة خارج المكتب تحذر المرسلين من الاستعداد لخيبة الأمل.
لطالما كان لدى إيمي إدموندسون، أستاذة كلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد، فكرة تقول، اعتبارًا من الأسبوع الماضي:
“شكرا لك على بريدك الإلكترونى. نظرًا لحجم الرسائل اليومية، والتي عادةً ما يتجاوز عددها الدقائق في يوم العمل، فأنا آسف جدًا لأنني لن أتمكن من الرد عليها جميعًا.
“يظل طلابي وزملائي وعائلتي على رأس أولوياتي، وعندما تكون لدي نافذة مفتوحة، سأعمل على الرسائل المتراكمة في محاولة للرد على أكبر عدد ممكن منها.” تضيف إدموندسون بعد ذلك عناوين الآخرين الذين يتعاملون مع جدولها الزمني وطلبات التحدث.
أخبرتني أن الرسالة دائمة، ولكن يتم تحديثها أحيانًا للتعامل مع الأشياء التي تجعلها غير متاحة بشكل إضافي، مثل وجود مساعد في إجازة.
وتقول: “وجهة نظري هي أنه من الأفضل تنبيه الناس إلى أن ضغوط القدرة ستجعل من غير المرجح بالنسبة لي الرد على معظم الرسائل، مقارنة بالفشل ببساطة في الرد على الإطلاق”. “وبالفعل، بمعدل أكثر من 500 يوميًا، لن يكون من الممكن الرد عليهم جميعًا. . . واحسرتاه.”
انها محقة. تضخم البريد الإلكتروني لدرجة أن العامل العادي في المملكة المتحدة والولايات المتحدة تلقى ما لا يقل عن 32 رسالة بريدية يوميًا في عام 2022. هذا بالإضافة إلى 21 رسالة فورية و13 رسالة نصية و12 مكالمة هاتفية فردية، وفقًا لشركة Statista.
تشير أبحاث أخرى إلى أن عدد رسائل البريد الإلكتروني المستلمة أعلى. ولكن مهما كان الأمر، فهو أكثر من اللازم. لذا استخدم تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني للعلاقات العامة الشخصية إذا كنت تريد ذلك. لكن لا تتفاجأ إذا لم تتم رؤيته، أو إذا شعرت بالإهانة من التحذير، فقد لا يتلقى أي رد أبدًا.
pilita.clark@ft.com
