تنطبق قيود الإنفاق الجديدة على كل من بطاقات السفر والشراء SmartPay. يتم استخدام بطاقات السفر على نطاق واسع في جميع أنحاء الحكومة (على سبيل المثال ، معظم جنود الاحتياط في الجيش لديهم هذه البطاقات). تتعقب الحكومة نفقات السفر ، مثل رسوم الفنادق والشركات الطيران ، من خلال أدوات البرمجيات مثل Concur. تتطلب GSA بالفعل إيصالات لأي عملية شراء يجنيها موظفوها أكثر من 75 دولارًا. يقول أحد موظفي GSA الحالي: “النظام هو ألم في المؤخرة ويتطلب ترخيصًا من المشرف قبل إنفاق أي أموال”.
بمجرد الانتهاء من الرحلة ، يتعين على الموظفين تقديم قسيمة تتطابق مع النفقات المعتمدة. يتم تتبع النفقات بدقة – يُطلب من الموظفين تقليل عمليات سحب أجهزة الصراف الآلي لتجنب الرسوم غير الضرورية ، وفقًا لموظف GSA الحالي ، الذي مثل الآخرين في هذه القصة ، تحدثوا إلى سلكية عدم الكشف عن هويتهم لأنهم لم يُسمح لهم بالتحدث علنًا. يقولون إن إساءة استخدام البطاقة هي بالفعل أسباب لاتخاذ إجراءات تأديبية ، بما في ذلك الإنهاء.
بطاقات الشراء أكثر نادرة وتستخدم في نفقات العمل أقل من 10،000 دولار ؛ أي شيء أعلى من هذا المبلغ يتطلب عقد حكومي رسمي. يتم استخدامها في الإمدادات المكتبية ومعدات تكنولوجيا المعلومات والدورات التدريبية ، من بين أشياء أخرى. إذا كان الموظفون يرغبون في إنفاق الأموال على بطاقة شراء ، فيجب عليهم تقديم نموذج ، يحتاج بعد ذلك إلى الموافقة عليه وتوقيعه من قبل المشرف. عندما يتم ذلك ، يتم تقديم النموذج للموافقة على المكتب الموافق ، مع اسم الشخص الذي يرغب في إجراء عملية الشراء ، ووصف العنصر ، والسعر المقدر ، ورمز المحاسبة ، والتاريخ الذي يكون فيه البضائع أو الخدمات ضرورية.
بمجرد الموافقة على الدفع ، يتم تعيين رقم طلب شراء. عندها فقط يمكن للموظف إنفاق المال بالفعل. إذا أنفقوا 10 في المائة أكثر من المبلغ المعتمد ، فإنهم يحتاجون إلى موافقة كتابي مرة أخرى. في GSA ، يتم تتبع كل عملية شراء من خلال برنامج يسمى Pegasys ، والذي يتطلب نموذجًا منفصلًا للوصول إليه. لدى Pegasys جانبان: جانب الشراء ، والذي يوضح الأموال التي تم إنفاقها ، وجانب المصالحة. يتعين على حامل البطاقة مطابقة هذين الجانبين ، المائة مقابل المائة ، باستخدام رقم الطلب.
يقول موظف GSA الحالي الآخر: “لارتكاب عملية احتيال ، يجب أن يكون لديك الموظف والمشرف ، ومن المحتمل أن يكون هناك شخص يتم تمويله”. “الأمر ليس سهلاً كما يطالب (دوج).”
